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【出来るビジネスマン】仕事を効率化する方法7選

 

どーも、わたきゅうです。

 

最近仕事が忙しく、タスクをスケジュール通りに終わらせることが出来ない日々を過ごしておりました。

このままではマズい。残業時間が伸びてブログを書く時間が確保できない、、、。

焦ったわたきゅうは、一度自分の仕事の進め方について見直してみることにしました。

 

その結果、業務を効率化するための方法がいくつか見えてきました。

今回の記事では、それら全てを実践した結果、劇的に効率が改善した方法7つをお伝えします。

 

1、2分ルール

 

まず1つ目は「2分ルール」です。言葉だけ聞いても意味が分かりませんよね。

「2分ルール」とは、2分以内で出来るタスクについては後回しにせず、発生した瞬間にこなしてしまうというものです。

例えば、メールの返信なんかが当てはまりますね。

 

2分以内に終わる作業は、後回しにすることでタスク漏れしてしまう等のリスクを考えると、発生した瞬間に手をつけてしまうのがベストです。

 

どれだけ忙しい状況であっても、2分程度なら他の作業に割いてもそこまで大きな影響は出ないはずです。しかし、クライアントへのメールの返信を忘れてしまった場合、進捗が2分遅くなるよりも大きな悪影響をもたらすことになります。

 

以上の理由から、2分以内で終わるタスクについては発生した瞬間に終わらせてしまうことをおすすめします。

 

2、通勤電車の過ごし方

 

続いては朝に出来る作業効率化です。

それはズバリ、通勤中に、1日のスケジュールを整理しておくというものです。

 

これには2つの目的があります。

 

1つは、1日のスケジュールから無駄をなくすためです。

始業してから漫然と仕事を進めるのと、あらかじめ1日のスケジュールを組み立てた状態で仕事に臨むのでは仕事のペースが大きく変わります。

1つのタスクが完了するごとに次のタスクを考えていては、時間を無駄にしてしまいます。通勤中にタスクを洗い出しておけば、始業後はそれをこなしていくだけで済みます。

どっちが効率的かは一目瞭然ですね。

 

もう1つは、満員電車のストレス軽減になることです。

都市部の人にしか分かってもらえないかもしれませんが、都市部における朝の満員電車によるストレスって半端ないんです。

どこかの統計では、戦場の兵士と満員電車に乗る人のストレスが同じ程度だそうな。

そんなつらい状況から逃避するために、スケジュール整理に意識を向けてみましょう。少しは体感時間が短くなるかもしれませんよ。

 

3、まず終わらせる

 

Facebookの創設者マーク・ザッカーバーグの言葉に「Done is  better than perfect」というものがあります。

意味は「完璧を目指すよりまず終わらせろ」ですね。

 

作業を進める時、1つ1つを完璧にしないと先に勧めない人っていますよね。

完璧を追い求めるあまり1つの作業に時間を費やし、全体の進捗が遅れてしまうということはありがちではないでしょうか。

これは非常に危険です。納期に対して目一杯の時間をかけてしまっては、ミスがあった時にやり直しが出来ません。

 

作業を行ううえでミスへのリスクヘッジは重要です。そのためには、まず終わらせることで時間の余裕を持つことが大切なのです。

まずは7割程度のクオリティで一度タスクを完了し、その後徐々に完璧に近づけていく。これが出来るビジネスマンの仕事の進め方です。

 

4、報告は結論から

 

大抵の社会人は報連相がめちゃくちゃ重要だと新人時代に叩きこまれます。

しかし、実際に実行出来ている人ってどれくらいいるのでしょうか、

 

わたきゅうは、報連相のなかでも「報告」が特に大切だと考えています。

理由は、報告の質は仕事の効率に大きく影響するからです。

 

報告は相手が理解しやすいように細心の注意を払う必要があります。

そのために、まずは結論から話をして、その後粒度を段々と細かくしていくと分かりやすいです。

これが出来ないと、「つまり、どういうこと?」と聞かれることが増えてしまい、無駄なやり取りが増えてしまいます。

これは自分だけでなく相手の時間も無駄にしてしまう最低の行為です。気を付けましょう。

 

5、スケジュールは常に3割空けておく

 

タスクは唐突に発生するものです。なかには納期がその日中なんてものもあるでしょう。

そんな時、1日のスケジュールをギッチギチに詰め込んでしまっていると新たに発生したタスクをこなす時間を確保することが出来ません。

 

そんな状況を回避するために、1日のスケジュールを組む際には常に3割程度空き時間を確保しておきましょう

何か急なタスクが発生すればその時間で対応し、発生しなければ別のタスク処理に充てましょう。

 

6、作業を同時に進めるな

 

タスクが複数ある時、ついつい同時に処理しがちになっていませんか?

これは圧倒的に非効率です。タスクは1つずつ潰していくのが一番です。

 

進めるタスクを頻繁に切り替えると、あれ?このタスクはどこまで進めたっけ?となる瞬間がわずかに発生してしまいます。

一回の切り替え時に発生する時間はわずかですが、塵も積もれば山になります。長い目で見れば相当な時間を無駄にしてしまうので気を付けましょう。

 

7、MTGは立ちながらやろう

 

最後はMTGの進め方についてになります。

ついだらだらとMTGを進めて、本来であれば20分で終わる内容を1時間かけてしまうことってありがちですよね。

あれこそが最大の時間の無駄です。20分で終わる内容は20分で終わらせましょう。

 

そのために、わたきゅうがオススメしているのが立ちながらのMTG

誰も立ち続けたい人はいませんよね。それ故に参加者全員に早く終わらせようという共通認識が生まれます。

無駄なやり取りが減り必要最低限の内容でMTGを終えることが出来るため、MTGは是非立って行いましょう。

 

まとめ

 

いかがでしたでしょうか。

わたきゅうが実際に仕事をするうえで意識しているこれらは、きっとあなたの業務効率化にも役立つはずです。

是非トライしてみてください。

 

それでは!

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